ARCHIVO UNIVERSITARIO

 

El Archivo Universitario de la Universidad Nacional de Colombia es el conjunto de documentos, procesos, dependencias, sistemas y órganos de dirección, que tienen como finalidad servir de testimonio sobre la historia del Alma Máter y garantizar la organización, preservación y servicio de sus fuentes documentales al usuario interno y externo.

La documentación que compone el acervo documental de la Universidad es de carácter público, en los términos definidos en la legislación colombiana, en particular en la Constitución Nacional y la Ley General de Archivos.

Este Fondo Documental está conformado por los documentos producidos por la Universidad Nacional desde su creación (1867) y por los que se integran a este como resultado de donación o legado. Distribuido en siete sedes y un nivel de dirección nacional, en las ciudades de Arauca, Bogotá, Leticia, Manizales, Medellín, Palmira y San Andrés.   Contribuye a la identidad nacional, siendo fuente primaria para la historia institucional, la toma de decisiones y la rendición de cuentas a la sociedad.

Es misión del Archivo Universitario Garantizar la correcta administración del Patrimonio Documental de la Universidad, con fundamento en sus políticas de archivo con el fin de mantener el acervo documental institucional organizado, conservarlo en las mejores condiciones técnicas, archivísticas y arquitectónicas, difundirlo y servirlo respetando los principios constitucionales y la especial naturaleza de la Universidad Nacional. 
Se propone posicionarse como un modelo de archivo público universitario, y contribuir al desarrollo archivístico de este sector de la educación.  
Por consiguiente, el Archivo de la Universidad Nacional de Colombia tendrá los siguientes objetivos como marco de su función y metas: 

      • Organizar y facilitar el acceso al acervo documental de la Universidad y servirlo a su comunidad académica y a la comunidad en general.

      • Garantizar la preservación y divulgación de la memoria documental de la Universidad desde su creación y a lo largo de sus transformaciones y generar sentido de pertenencia.

      • Contribuir al cumplimiento de la misión universitaria fortaleciendo la gestión académica y administrativa mediante el desarrollo de una gestión documental pertinente.

      • Generar nuevos vínculos sociales, culturales y académicos en torno a la producción, protección, preservación, uso y difusión del patrimonio documental universitario.

      • Desarrollar el Sistema de Archivos de la Universidad como la estructura básica de la administración de sus archivos.

      1. Enriquecer el patrimonio documental de la Nación. 
         

SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
Es un modelo organizacional diseñado específicamente para la administración de los archivos y la información documental de la Universidad. Se basa en tres conceptos archivísticos básicos: Principio de Procedencia, Orden Natural y Ciclo Vital de Documento. (Redacción de A. Vargas)  
La administración de los documentos en el Sistema de Archivos está estructurada en tres fases reguladas por las Tablas de Retención y de Valoración Documental:  

    • Archivos de Gestión: Fase compuesta por los documentos que conservan temporalmente las oficinas de cada sede por concepto de trámite o consulta permanente.

    Archivos Centrales: Fase diseñada para agotar los valores primarios de los documentos, centralizar los archivos de gestión y garantizar su preservación organizada y acceso. Esta fase es administrada por la respectiva oficina de archivo de Sede o Secretaría de Sede de Presencia Nacional.

    • Archivos Históricos: A esta fase sólo acceden los documentos de valor histórico, cultural o testimonial que han agotado sus tiempos de retención en el Archivo Central.  Esta fase es administrada por la respectiva oficina de archivo de Sede o Secretaría de Sede de Presencia Nacional.

 

 

Figura 1. Lógica del Sistema de Archivos de la Universidad
Fuente: Documento base para la elaboración e indicadores de archivo, Unidad Nacional de Archivo, 2003. 

 
 

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA 

En el Nivel Nacional:
  El Consejo Superior Universitario.
  El Comité de Archivo de la Universidad.
  La Rectoría General.
  La Secretaría General.
  La Unidad de Archivo.

En el Nivel de Sedes:
  El Consejo de Sede.
  El Comité de Archivo de la Sede.
  La Vicerrectoría de Sede.
  La Secretaría de Sede.
  La Unidad de Archivo (División, Sección o Grupo). 

En el Nivel de Facultades:
  El Consejo de Facultad.
  El Comité de Archivo de Facultad (excepcionalmente).
  La Decanatura.
  La Secretaría de Facultad. 

SERVICIOS DEL ARCHIVO UNIVERSITARIO

El Archivo Universitario presta los siguientes servicios a su comunidad académica y al ciudadano en general, en las condiciones establecidas en las normas y procedimientos de Gestión Documental de la Universidad:

1.  Consulta Documental: Este servicio  se presta en las instalaciones de los archivos centrales e históricos para usuarios internos y externos y para los usuarios internos en las dependencias que administran documentos activos para la gestión.

2.  Gestión  Comunicaciones  Oficiales (Correspondencia): Servicio para usuarios internos. Se presta en las áreas de correspondencia de cada sede.

3.  Seguimiento a los Archivos de Gestión: Servicio para usuarios internos. Se presta en las Unidades de Archivo del Nivel Nacional y de las sedes Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira y por el personal de archivo de las Sedes de Presencia Nacional (Caribe, Amazonia y Orinoquia).

4.  Asesorías en Gestión Documental: Servicio par usuarios internos. Se presta en las Unidades de Archivo del Nivel Nacional y de las sedes Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira y por el personal de archivo de las Sedes de Presencia Nacional (Caribe, Amazonia y Orinoquia).

5.  Capacitación a productores documentales: Servicio para usuarios internos. Se presta en las Unidades de Archivo del Nivel Nacional y de las sedes Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira y por el personal de archivo de las Sedes de Presencia Nacional (Caribe, Amazonia y Orinoquia).

6.  Transferencias  Documentales: Servicio para usuarios internos. Se presta en las Unidades de Archivo de las sedes Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira y por el personal de archivo de las Sedes de Presencia Nacional (Caribe, Amazonia y Orinoquia).

7.  Eliminaciones Documentales: Servicio para usuarios internos. Se presta en las Unidades de Archivo de las sedes Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira y por el personal de archivo de las Sedes de Presencia Nacional (Caribe, Amazonia y Orinoquia).

8.  Reprografía Documental: Servicio par usuarios internos y externos. Se presta en los Archivos Centrales de las sedes Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira.

9.  Elaboración y/o actualización de Tablas de Retención Documental (TRD): Servicio para usuarios internos. Se presta en las Unidades de Archivo del Nivel Nacional y de las sedes Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira y por el personal de archivo de las Sedes de Presencia Nacional (Caribe, Amazonia y Orinoquia).

 
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