ASESORIAS INTERNAS

PROGRAMA DE SEGUIMIENTO A LA APLICACION DE TRD EN LA SEDE BOGOTÁ 2008

La División de Archivo y Correspondencia ofrece a la comunidad académica y administrativa el acceso a los diferentes documentos requeridos dentro de los procesos de consolidación y gestión institucional. Para ello, ha dispuesto los sistemas suficientes y adecuados para que el usuario, de manera ágil y eficiente, acceda a los asuntos requeridos, sea para adelantar procesos de caracteres  histórico o administrativo.

En primera instancia, bajo el Proyecto de Invresión del Archivo en la Sede, se cuenta con el PROGRAMA DE SEGUIMIENTO A LA APLCIACIOÓN DE TRD, activo para todas las dependencias del nivel de Sede Bogotá de la Universidad Nacional de Colombia.Se planean actividades como:

• Apoyar en el seguimiento a la aplicación de las Tablas de Retención Documental en las oficinas asignadas por la Dirección y enmarcadas en el plan de trabajo suscrito para tal fin.

• Participar en la capacitación e instrucciones necesarias a los funcionarios de la Sede en cada una de las fases de aplicación de las Tablas de Retención Documental.
  

• Orientar y apoyar a los jefes de oficina y al personal de apoyo para poder adquirir la apropiación en la metodología de aplicación de las Tablas de Retención Documental en las oficinas, este proceso sea llevado por funcionamiento de las personas de planta o provisional y en caso de una oficina de organización compleja esta debe ser llevado los archivos por una sola persona.

• Ajustar y elaborar las Tablas de Retención Documental en las oficinas asignadas y las nuevas oficinas que llegaran a surgir por la reorganización de las oficinas de la Sede a partir de la información obtenida durante su aplicación y seguimiento del año 1 consultando los criterios establecidos para ello por la Universidad. Al mismo tiempo las oficinas que presenten cambios de sus funciones se realizará la Actualización y cambio de la TRD.

• Verificar que el personal de las oficinas esté implementando la metodología de aplicación de TRD y el uso de las unidades de      conservación de archivo aprobadas para tal fin

El seguimiento se realiza de dos formas:

1. Oficinas Componente Sede se realizará por medio de los asistentes de seguimiento en la metodología de Aplicación en TRD, con cada uno de los jefes de oficina y el personal de apoyo así como los funcionarios que realizan la organización del archivo en las oficinas de mayor grado de complejidad.
2. Oficinas de facultades se realizará a través de los coordinadores según planes específicos a cada uno de ellos y trabajando en equipo (Coordinador-Asistente) se entregará un informe al Consejo de Facultad y al Comité de Archivo de la Sede de la situación de cada una de las facultades. Es importante resaltar que la aplicación de la metodología en TRD esta adaptada en las facultades al existir la presencia del coordinador de facultad.

FORMATOS DE TRABAJO

Descargar formato de seguimiento de responsabilidad en las facultades

Descargar Cuadro de avance Seguimiento